Artikel 1 – Doel van de klachtenregeling
SOLIS Instituut hecht grote waarde aan kwalitatief goed onderwijs, professionele begeleiding en een veilige leeromgeving. Studenten dienen klachten op een zorgvuldige, respectvolle en transparante wijze kenbaar te kunnen maken.
Deze klachtenregeling heeft tot doel:
- Klachten zorgvuldig af te handelen;
- De kwaliteit van het onderwijs te bewaken en verbeteren;
- Bij te dragen aan een veilige leeromgeving;
- Transparantie te bieden over de wijze van klachtbehandeling.
Artikel 2 – Reikwijdte
Deze klachtenregeling is van toepassing op klachten van studenten en oud-studenten met betrekking tot:
- De organisatie van het onderwijs;
- Communicatie en administratie;
- Begeleiding en bejegening;
- De leeromgeving;
- Gedragingen van docenten, medewerkers of medestudenten;
- Organisatorische processen binnen SOLIS Instituut.
Klachten met betrekking tot toetsing, examinering en studiebeoordeling vallen onder het examenreglement en de daarin opgenomen bezwaarprocedure.
Artikel 3 – Informele afhandeling (pre-procedure)
SOLIS Instituut streeft ernaar klachten in eerste instantie informeel op te lossen.
Wanneer een student een klacht ervaart, wordt de student uitgenodigd dit eerst bespreekbaar te maken met de betrokken docent, begeleider of directie. Het doel hiervan is gezamenlijk tot een passende oplossing te komen.
Indien een klacht mondeling wordt gemeld en niet binnen redelijke termijn opgelost kan worden, kan de klacht schriftelijk worden ingediend.
Artikel 4 – Schriftelijk indienen van een klacht
Een klacht wordt schriftelijk of per e-mail ingediend bij de directie van SOLIS Instituut.
De klacht bevat ten minste:
- Naam en contactgegevens van de indiener;
- Datum van indiening;
- Omschrijving van de klacht;
- Eventuele relevante bijlagen of correspondentie.
De klacht dient bij voorkeur binnen vier weken na het ontstaan van de situatie te worden ingediend.
Artikel 5 – Ontvangst en behandeling
Binnen zeven werkdagen ontvangt de indiener een bevestiging van ontvangst van de klacht.
SOLIS Instituut behandelt klachten:
- Vertrouwelijk;
- Zorgvuldig;
- Objectief;
- Volgens het principe van hoor en wederhoor.
Indien nodig worden betrokken partijen gehoord of kan aanvullende informatie worden opgevraagd.
Artikel 6 – Klachtencommissie en onafhankelijke behandeling
Wanneer een klacht niet informeel opgelost kan worden of betrekking heeft op de directie, examinering of een direct betrokkene binnen SOLIS Instituut, kan een klachtencommissie of onafhankelijke externe deskundige worden betrokken.
De klachtencommissie bestaat uit:
- Een vertegenwoordiger van SOLIS Instituut;
- Een onafhankelijke onderwijsdeskundige;
- Een externe deskundige of vertrouwenspersoon die niet direct betrokken is bij de opleiding.
Een commissielid dat direct betrokken is bij de klacht neemt geen deel aan de behandeling.
Artikel 7 – Uitspraak en termijn
SOLIS Instituut streeft ernaar binnen vier weken na ontvangst van de klacht uitspraak te doen.
Indien meer tijd nodig is, wordt de student hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht.
De uitspraak bevat:
- Een samenvatting van de klacht;
- De bevindingen van het onderzoek;
- Eventuele maatregelen of aanbevelingen.
Artikel 8 – Vertrouwelijkheid
Alle klachten en bijbehorende documenten worden vertrouwelijk behandeld.
Informatie wordt uitsluitend gedeeld met personen die direct betrokken zijn bij de behandeling van de klacht.
Artikel 9 – Registratie en kwaliteitsverbetering
Van iedere klacht wordt een dossier bijgehouden.
Klachten en evaluaties worden periodiek geanalyseerd ten behoeve van kwaliteitsverbetering van het onderwijs en de organisatie.
Op basis van signalen kunnen onder meer:
- Lesmateriaal;
- Communicatie;
- Procedures;
- Begeleiding;
- Organisatorische processen
worden aangepast of verbeterd.
Klachtdossiers worden conform de geldende privacywetgeving minimaal drie jaar en maximaal tien jaar bewaard.
Artikel 10 – Slotbepaling
In situaties waarin deze regeling niet voorziet, beslist de directie van SOLIS Instituut.
Deze klachtenregeling treedt in werking op 03 maart 2026
Vastgesteld door de directie van SOLIS Instituut.